Automatiser, ça veut dire quoi au juste ?
Beaucoup d’entreprises pensent automatiser parce qu’elles utilisent ChatGPT au quotidien. Alors oui, elles améliorent leur productivité grâce aux capacités génératives des LLM, néanmoins ici l’usage de l’IA reste manuel.
Et ça change tout, car dans ce cadre, les collaborateurs passent encore beaucoup de temps à naviguer entre leur IA et les outils métiers, à copier-coller, à reformater les contenus, etc.
C’est là que se trouvent aujourd’hui la majorité des PME françaises. Et c’est déjà une avancée, car il y a un an, encore 80% d’entre elles n’utilisaient aucun outil d’IA. Les collaborateurs qui se mettaient à l’IA n’osaient d’ailleurs pas toujours le dire (shadow IA).
En 2025, l’enjeu n’est plus d’utiliser ou non l’IA, mais de le faire efficacement et en la connectant à vos outils. Car l’automatisation (la vraie) commence quand l’IA n’agit plus seule, mais dans votre contexte, avec vos outils et sans intervention de votre part.
Les 5 stades de l’automatisation en entreprise
🔵 Stade 1 : Aucun usage de l’IA
Elles sont de moins en moins nombreuses, mais une partie des PME continue à fonctionner sans l’aide de l’IA. Dans ce cas par exemple, devis et factures sont encore gérés sur Excel ou des outils web. Les relances se font manuellement, et chaque donnée est saisie à la main.
📉 Environ 30% des PME
🛠️ Outils typiques : Word, Excel, outils métiers sans brique IA
🎯 Gain de productivité moyen : 0%
🟢 Stade 2 : Usage ponctuel de l’IA
À ce stade, l’entreprise a découvert ChatGPT ou un assistant IA intégré à ses outils. Elle lui confie des tâches simples, avec un usage souvent inadapté (à défaut de formation) et non sécurisé (versions gratuites souvent privilégiées à ce stade). L’utilisateur doit copier la réponse, la reformater, la valider, puis l’intégrer dans son outil.
📉 Environ 35% des PME
🛠️ Outils typiques : ChatGPT, Copilot, Mistral
🎯 Gain de productivité moyen : +10%
🟡 Stade 3 : Maîtrise du prompt-engineering
Ici, l’usage de l’IA devient plus maîtrisé. Grâce à un cadrage interne et à la formation des utilisateurs, les outils IA sont mieux exploités et les prompts bien mieux structurés. La productivité individuelle commence à réellement progresser, mais le traitement reste toujours manuel et isolé des outils métiers.
📉 Environ 20% des PME
🛠️ Outils typiques : Gemini, Claude, Perplexity
🎯 Gain de productivité moyen : +20%
🟠 Stade 4 : IA connectée aux outils
L’IA commence à être reliée à certains outils métiers essentiels grâce au protocole MCP (boîte mail, agenda, drive, etc.). Parfois, un chatbot répond aux questions des clients en ligne et un agent GPT traite des tâches contextualisées comme la rédaction SEO ou la prospection. On parle d’IA intégrée, mais sans automatisation complète : chaque action reste déclenchée par une requête humaine.
📉 Environ 10% des PME
🛠️ Outils typiques : Custom GPTs, Chatbots, DeepSearch, connecteurs MCP
🎯 Gain de productivité moyen : +30%
🔴 Stade 5 : Automatisation RPA
Les outils métiers sont connectés entre eux dans des scénarios entièrement automatisés. Certains processus tournent sans aucune intervention humaine. L’IA reçoit une information, l’analyse, prend une décision, génère un contenu, l’envoie, et met à jour les outils. Il n’y a qu’à ce niveau que l’on peut réellement parler d’automatisation.
📉 Environ 5% des PME
🛠️ Outils typiques : Make, Airtable, API ChatGPT, n8n
🎯 Gain de productivité moyen : +50%
Les bases de l’automatisation
Concrètement, l’automatisation consiste à faire circuler de l’information entre vos outils, selon une logique bien précise et sans aucune action humaine. L’automatisation repose sur une séquence logique qui ne date pas d’hier : Déclencheur → Actions → Résultats.
L’automatisation est aussi appelée RPA (Robotic Process Automation). L’analogie la plus simple pour comprendre son fonctionnement est celle d’une chaîne de production dans une usine :
- De la matière première arrive dans votre usine (vos données)
- La matière première passe dans différentes machines (votre automatisation)
- Elle est progressivement transformée en produit fini (votre action)
Dans une automatisation, tout a été pensé pour être le plus productif et efficace possible, exactement comme dans une usine. Plus besoin de copier-coller ou de surveiller chaque étape : tout s’enchaîne automatiquement selon une logique Si/Alors.
⚙️ Exemple :
Imaginons une PME qui souhaite gagner du temps sur son processus de préparation des devis aux clients. Le scénario RPA serait alors le suivant :
→ Si un client remplit un formulaire sur votre site
→ Alors un dossier est créé dans le CRM
→ Puis un devis est généré
→ Puis le devis est envoyé par mail au client
→ Puis vos commerciaux sont notifiés par Teams
→ Puis le client est relancé par SMS à J+2
Les 3 outils incontournables pour automatiser votre entreprise
Make : le chef d’orchestre incontournable
Make (ex-Integromat) permet de créer des scénarios automatisés entre applications via une interface no-code. Chaque module est une étape (collecte, traitement, envoi, etc.).
- Tarifs très abordables dès 10 €/mois
- Interface intuitive et puissante
- Très nombreux connecteurs natifs avec vos outils
Airtable : la base de données connectée
Airtable, c’est un peu le mix parfait entre Excel et Google Drive, en plus puissant. Cet outil permet de créer simplement des bases de données structurées, performantes et simples connecter à vos automatisations.
- Nombreux usages : suivi des projets, CRM, gestion, RH…
- Données sécurisées et connectées
- Version gratuite très complète
API ChatGPT : l’IA dans vos scénarios
Combiner la puissance de Make à l’intelligence de ChatGPT… c’est possible ! L’API ChatGPT permet d’intégrer l’IA directement dans vos workflows, pour gérer des tâches complexes avec des automatisations intelligentes.
- Rédaction d’emails, rapports, etc.
- Génération de contenus personnalisés
- Réduction des interventions humaines
💡 À retenir
L’automatisation repose toujours sur une séquence : déclencheur, actions, résultat. Make orchestre, Airtable structure, l’API ChatGPT enrichit.
Avec ces 3 outils, vous pouvez construire vos premiers scénarios rapidement et économiser des dizaines d’heures de travail dès le premier mois.
IA et automatisation : quelles différences ?
Même objectif, mais fonctionnement opposé
La confusion entre automatisation et IA est fréquente mais logique, puisque ces deux technologies sont étroitement liées.
Mais en réalité, si elles poursuivent bien toutes les deux le même objectif (vous faire gagner du temps), elles n’ont rien d’autre en commun :
🧠 Un LLM comme ChatGPT simule l’intelligence pour comprendre et générer des contenus, en revanche il ne sait pas agir directement dans vos outils.
🛠️ Un outil d’automatisation comme Make n’a aucune intelligence. Il ne comprend pas ce qu’il fait. Par contre, il est connecté à tous vos outils et exécute très vite ce qu’on lui demande.
Pour imager, disons que l’intelligence artificielle est le cerveau de la bande tandis que l’automatisation sont les bras. Combinez les deux, et vous allez pouvoir faire tourner les tâches les plus chronophages de votre entreprise pendant que vous dormez !
📊 Tableau comparatif : IA seule VS IA + automatisation
| Critère | IA seule (LLM) | IA + Automatisation RPA |
|---|---|---|
| Intervention humaine | Oui | Non |
| Capacité de rédaction / contenu | Oui | Oui |
| Capacité d’exécution | Non | Oui |
| Temps gagné | Quelques minutes par tâche | Plusieurs heures par semaine |
| Reproductibilité | Faible | Totale |
| Gains de productivité | +20% en moyenne | +50% en moyenne |
⚙️ Exemple :
Prenons une PME qui utilise ChatGPT pour rédiger en moyenne 50 emails de relance de devis chaque semaine.
🐌 Avec une IA seule : Chaque email est généré par IA, puis relu, copié et envoyé manuellement. Temps estimé de 4 à 5 heures par semaine. Intervention humaine indispensable à chaque étape.
🚀 Avec une IA + RPA : Make détecte les clients à relancer dans Airtable, l’API ChatGPT rédige un message personnalisé, les emails sont envoyés automatiquement et un rappel est programmé si aucune réponse. Temps estimé 0 heures par semaine. Aucune intervention humaine !
Automatiser son entreprise en 3 étapes
Vous voulez passer le cap de l’automatisation ? C’est normal. Vous ne savez pas comment faire ? C’est normal aussi !
L’automatisation ne s’improvise pas, mais rassurez-vous : c’est loin d’être aussi complexe qu’on pourrait le croire.
Chez Yes We Prompt, nous accompagnons régulièrement les PME dans la mise en place d’automatisations en leur donnant 2 conseils simples.
Conseil n°1 – N’essayez pas de tout automatiser : Commencez par cibler un seul cas d’usage. Mais choisissez le bien et automatisez-le entièrement. L’objectif : générer des gains massifs sur un processus chronophage, puis capitaliser sur ce retour d’expérience.
Conseil n°2 – Suivez notre méthode éprouvée en 3 étapes.
Étape 1 : Comprendre et utiliser Make
Pas besoin d’être développeur pour y arriver, mais il faut comprendre la logique de Make et accepter d’y consacrer un peu de temps. C’est tout à fait accessible, à condition d’être guidé.
Ce guide ultra-complet de 33 pages vous aide à comprendre Make et vous montre, pas à pas, comment créer vos premières automatisations simplement.
📖 Télécharger le guide Make
Étape 2 : Structurer les données avec Airtable
Une fois votre processus cible identifié, préparez le socle de votre automatisation avec Airtable. Car sans base de données organisée, aucune automatisation ne fonctionnera correctement.
Ce guide Airtable complet vous montre, pas à pas, comment créer vos premières bases dans Airtable et en faire l’outil incontournable pour réussir vos projets d’automatisation IA.
📖 Télécharger le guide Airtable
Étape 3 : Paramétrer et intégrer l’API ChatGPT
Une fois les scénarios bien orchestrés et vos données parfaitement structurées, vous pouvez y intégrer la puissance de l’IA avec l’API ChatGPT.
Longtemps perçue comme technique, cette API est aujourd’hui accessible à tous grâce au no-code. Ce guide API ChatGPT vous montre comment faire, pas à pas.
📖 Télécharger le guide API ChatGPT
L’importance de se former à l’automatisation
Hélas, une automatisation mal conçue ne fait pas gagner de temps. C’est souvent le constat de nombreuses PME qui ont tenté de bricoler seules, sans méthode. L’accès au no-code donne parfois une fausse impression de simplicité, car « no-code » ne signifie pas « no-complexity ».
Or, automatiser demande de la méthode, des repères, et surtout une vraie montée en compétence des équipes.
📊 D’après France Num 2025 : 70% des projets d’automatisation sans formation échouent, tandis que 90% des PME formées continuent à automatiser de nouveaux processus 6 mois après.
Chez Yes We Prompt, nous aidons les PME à franchir le cap de l’automatisation : formations dédiées, coachings individuels, audit de vos processus, création de scénarios sur mesure… le tout avec l’accompagnement de nos experts certifiés Make.
