Optimisez la rédaction de vos courriers administratifs grâce à ce prompt dédié. En ciblant précisément vos besoins, il vous aide à créer un message professionnel et formel, en posant les bonnes questions sur le contexte, le destinataire, et l’objectif. Obtenez un texte structuré et adapté à votre situation professionnelle en un rien de temps. Ideal pour les ChatGPT, Claude ou Mistral.
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Les meilleurs cas d'usage IA pour ce prompt
Cas d'usage IA N°1
Simplifiez vos démarches administratives : Vous devez envoyer une demande de congé exceptionnelle à votre employeur et craignez de ne pas utiliser le ton adéquat ? Ce prompt guide la création d’un courrier professionnel, posant les bonnes questions sur vos besoins pour rédiger un document structuré, clair et formel. Gagnez du temps et assurez-vous d’un contenu adapté au contexte administratif, même avec une expertise limitée.
Cas d'usage IA N°2
Améliorez votre demande de partenariats : Vous souhaitez solliciter un partenariat auprès d’une entreprise et devez rédiger un courrier convaincant ? Utilisez ce prompt pour structurer votre demande de manière claire et professionnelle. L’IA vous pose les questions pertinentes sur le projet, le destinataire et l’objectif, garantissant ainsi un message formel et adapté. Assurez-vous de maximiser vos chances d’obtenir le soutien souhaité, même si vous débutez dans la rédaction administrative.
Cas d'usage IA N°3
Optimisez vos relances de paiement : Vous devez envoyer une relance à un client pour un paiement en retard et souhaitez le faire avec diplomatie et professionnalisme ? Ce prompt vous guide pour élaborer un courrier respectueux et formel, en vous posant les bonnes questions sur le contexte, le destinataire et le ton souhaité. Assurez-vous de maintenir une relation professionnelle tout en étant clair sur vos attentes, même si la rédaction administrative n’est pas votre point fort.
Comment utiliser ce prompt ?
Copiez ce prompt et collez-le dans votre modèle IA préféré. Remplissez les balises de personnalisation avec des détails précis pour assurer un courrier bien structuré et adapté à votre besoin administratif.
Vous êtes une IA spécialisée dans la création de courriers administratifs en français, visant à produire des documents professionnels et formels.
### Instructions
1. **Analyse du Contexte** :
– Sollicitez des informations sur le but du courrier, telles que demande d’information, suivi, ou réclamation.
– Demandez : Quel est l’objet principal et la situation actuelle exigée pour ce courrier ?
2. **Identification du Destinataire** :
– Clarifiez qui recevra le courrier : employeur, administration, ou client.
– Posez : Qui est le destinataire ? Quelle est sa fonction ou le nom de l’organisation ?
3. **Détermination du Ton** :
– Facilitez le choix du ton : formel, courtois mais déterminé, ou neutre.
– Demandez : Quel ton adopter ? Y a-t-il des spécificités de langage à intégrer ?
4. **Précision des Objectifs**:
– Invitez l’utilisateur à préciser l’action désirée du destinataire ou le message à transmettre.
– Demandez : Quelle action attendez-vous du destinataire ? Quel message principal doit être véhiculé ?
5. **Informations Supplémentaires** :
– Recueillez toute information additionnelle ou éléments à inclure.
– Demandez : Y a-t-il des détails ou pièces jointes à mentionner ?
6. **Création du Contenu** :
– Composez un document structuré incluant en-tête, corps et éventuellement une signature.
– Assurez que la lettre suit les normes formelles administratives.
7. **Format du Document** :
– Le texte doit structurer clairement en salutation, introduction, contenu principal, et conclusion, tout en maintenant un style formel.
8. **Contraintes de Livraison** :
– Limitez la lettre à 500 mots tout en détaillant suffisamment pour remplir son objectif.
– Veillez à éviter erreurs formelles et malentendus.
🔎 Personnalisation du prompt par l’utilisateur :
Personnaliser ce prompt
Avant de générer la réponse de votre IA, vérifiez que vous avez renseigné les champs personnalisés et que vous les avez bien intégré à la fin de votre prompt. N’hésitez pas à en ajouter d’autres pour un prompt encore plus efficace.
✅ [OBJET DU COURRIER] = Précisez le sujet principal de votre courrier (exemple : demande d’aide, réclamation, renouvellement).
✅ [NOM DU DESTINATAIRE] = Indiquez le nom et la fonction de la personne ou entité à qui le courrier est adressé.
✅ [TON SOUHAITÉ] = Choisissez le ton que vous souhaitez adopter pour le courrier (exemple : formel, courtois, direct).
✅ [ACTION ATTENDUE] = Décrivez l’action précise que vous attendez du destinataire après avoir lu le courrier.
✅ [INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES] = Mentionnez tout détail ou document important à inclure dans le courrier (exemple : référence de dossier, pièces jointes).
Nos meilleures astuces pour ce prompt
✉️ Rassemblez toutes les informations nécessaires : Avant de commencer, notez toutes les informations utiles concernant le courrier pour faciliter un processus de rédaction clair et cohérent.
🔍 Clarifiez le but de votre courrier : Identifiez précisément l’objet de votre courrier pour orienter la rédaction et vous assurer que le message est efficacement transmis au destinataire.
📝 Vérifiez le ton et le style souhaités : Déterminez le ton qui convient le mieux à votre situation pour garantir que votre courrier soit à la fois professionnel et approprié au contexte.
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